Formation Assistante de Direction

L’assistante et son organisation 

La gestion des activités et du temps 

  • Diagnostic des activités : analyse d’une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress.
  • Critères d’une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiel d’énergie, contraintes et exigences de l’entreprise.
  • Planification : maîtriser les délais, définir les priorités, gérer l’imprévu.

Les techniques de classement et d’archivage :

  • Techniques de classement : types de classement, qualité d’un bon classement, plan de classement…
  • Actualisation : méthodes, périodicité, information des utilisateurs et destinataires.
  • Règles d’archivage : conservation des documents, durée légale, forme des documents.

La recherche de l’efficacité personnelle 

  • La maîtrise de la fonction : analyse du poste, organisation sur le poste de travail.
  • Définition d’objectifs de travail mesurables : adéquation avec les objectifs de l’entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité.
  • Organiser la collaboration avec le responsable hiérarchique : clarifier les rôles, préciser les « consignes », comprendre le fonctionnement du responsable…

La communication professionnelle écrite et orale

La capacité à bien communiquer

  • La situation de communication professionnelle : différents types de communication, les acteurs de la communication…
  • La connaissance de soi et des autres : se connaître pour mieux communiquer, cadre de référence, états du moi…
  • L’affirmation de soi et le respect des autres : position des vies, image de soi et conviction personnelle, maîtrise de l’émotion et du stress, savoir dire « oui », savoir dire « non »…
  • Les situations conflictuelles : les « bruits » en communication, les incompréhensions, les « on dit » et les « mal dit », les « projections » les divergences de points de vue et d’intérêt…

La relation avec les autres

  • Relation avec l’Agent de Direction : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail, rôle de filtrage et de tampon, de suppléance…
  • Relation avec les autres responsables hiérarchiques : positionnement personnel et professionnel, rôle de relais d’informations, de recherche d’informations…
  • Relation avec l’entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’améliorations, d’échange des bonnes pratiques…
  • Relation avec l’extérieur : fonction d’accueil, communication en direct ou au téléphone, rôle de « public relation »…

Prise de notes et rédaction

  • La prise de notes en réunion, en rendez-vous, en conférence :
    – Repérage des informations à retenir : en fonction des thèmes abordés, des centres d’intérêts ou des problèmes posés, de l’actualité…
    – Techniques de prise de notes et de classement des informations par association d’idées, par mots clés, entraînement à l’utilisation d’un schéma heuristique…
  • Le tri et l’analyse des informations recueillies :
    – Distinction entre faits et opinions,
    – Risque de distorsion des informations (déformations et interprétations)
    – Techniques d’écrémage : dégager l’essentiel de l’accessoire
    – Application aux documents collectés : dégager les idées principales, les enchaînements, les explications, les exemples

Construire la synthèse :
– Trier et classer les informations, les arguments, les points clés
– Reformuler et regrouper les informations pour dégager le sens global
– Hiérarchiser les idées en fonction de la suite attendue : simple information ou action à entreprendre